Email là phương tiện liên lạc thông dụng và hữu hiệu nhất trong kinh
doanh thời hiện đại. chúng ta sử dụng email để trao đổi thông tin, báo cáo, điều
hành, bán hàng, khiếu nại và hàng tỷ việc khác. Email được dùng để liên lạc giữa
các chi nhánh trên toàn thế giới, giữa các chi nhánh nhận quyền và nhượng quyền,
giữa các phòng ban, thậm chí là giữa các cá nhân trong cùng một phòng ban.
Trong thời buổi toàn cầu hóa, nhiều đối tác không hề gặp mặt mà làm ăn cách
nhau nửa vòng trái đất, chỉ nhìn vào email mà tưởng tượng ra đối phương. Do đó,
việc sử dụng email một cách hữu hiệu là kỹ năng phải có đối với tất cả các nhân
viên văn phòng thời hiện đại.
Bạn đã sử dụng công cụ email một cách hiệu quả và chuyên nghiệp chưa, hãy kiểm
chứng 10 nguyên tắc sau:
1. Sử dụng email đúng dịp:
Hãy nhớ rằng, email không phải là phương tiện
liên lạc cho mọi trường hợp. Hãy sử dụng email trong những trường hợp sau:
• Nội dung liên lạc cần được lưu lại.
• Đối tượng liên lạc không tiện trao đổi qua điện thoại hoặc gặp mặt.
• Nội dung trả lời không cần thiết phải tức thì.
• Nội dung email cần phải gửi cho nhiều người ở nhiều địa điểm khác nhau.
• Nội dung không đòi hỏi việc tranh luận và trao đổi liên tiếp.
2. Cài đặt email chuyên nghiệp:
Để email của bạn được đón nhận tốt và có được sự
tin tưởng từ cái nhìn đầu tiên, hãy cài đặt ngay:
• Background luôn luôn trắng, tuyệt đối
không sử dụng background màu mè.
• Chỉ dùng màu mực đen hoặc xanh đậm.
• Chỉ dùng những font chữ Unicode thông dụng như Arial, Time New Roman, Tahoma.
• Không dùng chức năng tô đậm (bold) và viết chữ in (ABC) cho toàn bức thư.
• Luôn cài đặt phần chữ ký (signature) với đầy đủ tên, chức vụ, đơn vị công tác
và thông tin liên lạc của bạn.
• Lấy email tên mình, toàn chữ và càng ngắn càng tốt. Tránh lấy những địa chỉ
email thiếu chuyên nghiệp và khó nhớ như badboy_sg@, Alaninluv@, Tramy2005@,
Tracy_love_u@..
3. Quy luật chung cho nội dung email:
Thông thường, người đọc email thường có xu hướng
đọc rất nhanh và nhấn "reply” ngay khi họ thấy được vấn đề và muốn phản hồi. Điều
này dễ dẫn đến việc người đọc bỏ sót thông tin. Do đó, nội dung email phải tuân
theo những quy luật sau:
• Mỗi email chỉ viết về 1 vấn đề.
• Không spam mail, hãy enter địa chỉ email của mỗi người 1 lần.
• Viết thật ngắn gọn, ngôn ngữ thật đơn giản, dễ hiểu.
• Tuyệt đối không viết những ngôn ngữ @ hay sai chính tả như "2day I buy lunch
4 you”, "khách hàng là người iu thích kinh doanh” hay "muốn mở lớp muh hông có
giáo viên”.
• Cách hàng giữa các ý.
• Sử dụng nhiều gạch đầu dòng(bullets point) hoặc số (numbering) nếu có thể.
• Ở cuối thư, luôn ghi rõ bạn mong đợi điều gì ở người nhận.
• Đọc lại một lần trước khi nhấn "send” để sửa lỗi (rất thường xảy ra vì chúng
ta luôn có xu hướng đánh máy rất nhanh khi viết email. 4. Viết Subject có ý nghĩa:
Mỗi ngày nhân viên văn phòng nhận được rất nhiều
email, trường hợp của tôi, tôi phải xử lý hơn 50 email mỗi ngày, do đó, việc viết
subject của email rất quan trọng, nó là yếu tố quyết định email của bạn có được
đọc hay không, được đọc trước hay sau và đọc kỹ hay không
Subject không được quá dài, nhưng phải đủ nghĩa
và là tóm tắt cụ thể nhất cho chủ đề của nội dung email. Ví dụ:
- Subject tồi:
• Quick question (câu hỏi nhanh).
• Important, read now (quan trọng, đọc ngay).
- Subject tốt:
• Royal 2009 schedule announcement
(Thông báo lịch học Royal 2009).
• Thông tin tham quan chi nhánh CLBT thứ sáu 20/8.
Đối với các email bạn gửi cho nhiều hộp
mail khác nhau (yahoo, gmail, hotmail), hoặc hộp mail có đuôi lạ, Subject nên
giữ ở tình trạnh không dấu và không có các ký tự lạ để tránh trường hợp đối
phương không đọc được
5. Trình bày rõ ràng:
Cho dù email là phương tiện liên lạc không phải
là trang trọng, chúng ta luôn phải trình bày rõ ràng để người nhận có thể hiểu
rõ nội dung thông tin muốn chuyển tải. Một email tốt luôn được xây dựng trên 4
phần chính cho dù dài ngắn
• Chào: "Dear …” hoặc "Hi …”.
• Nhắc đến vấn đề mà mình muốn trao đổi.
• Đưa ra ý kiến hoặc đề nghị của mình.
• Kết thúc thư bằng câu chào như "Regards” hoặc "Your faithfully”.
• Nhất là khi email cho khách hàng hoặc cho nhóm đông người thì cần phải cẩn thận
hơn với việc trình bày.
6. Tránh gửi attachment:
Mở attachment là một trong những điều mà đa số
người nhận mail ghét nhất, do đó, trừ những trường hợp cần thiết, hãy dán nội
dung thẳng vào email. Hoặc đối với những attachment quá phức tạp, không thể
dán, hãy tóm tắt những con số chính và nội dung email để người xem có thể nắm
được sơ bộ tình hình trước khi quyết định có mở attachment ra hay không.
Điều này phải được áp dụng triệt để trong các báo
cáo hàng ngày.
7. Vai trò của bạn?
Bạn có thể gửi email cho người khác bằng cách điền
địa chỉ email của họ vào 1 trong 3 phần: To, cc và Bcc. Tuy nhiên, mỗi phần phần
này đều mang 1 ý nghĩa khác nhau, do đó, hãy cẩn thận khi điền địa chỉ email
người nhận. Tương tự, hãy để ý xem địa chỉ email của mình nằm ở đâu khi nhận được
email từ người khác.
• To : email này gửi trực tiếp cho bạn,
đương nhiên bạn đóng vai trò chính trong việc xử lý thông tin. Người gửi mong đợi
phản hồi từ bạn.
• Cc : Người gửi muốn bạn biết thông tin này. Tuy nhiên, bạn không cần thiết phải
trả lời hoặc không cần thiết phải xử lý những vấn đề được nhắc tới trong nội
dung email.
• Bcc : Người gửi muốn bạn biết thông tin này một cách bí mật. Trong trường hợp
bạn có muốn đóng góp ý kiến hay phản hồi, bạn cũng không nên click «Reply to
all».
8. Trả lời nhanh:
Hãy cố gắng trả lời ngay những email nhận được,
điều này tỏ ra thiện chí của bạn. Nếu bạn quá bận, chưa thể xử lý ngay email được,
có thể trả lời là:
«… Tôi đã nhận được email của bạn, nhưng chưa có
thời gian xử lý, tôi sẽ phản hồi nhanh nhât có thể …»
9. Giữ các thông tin liên quan và trong
cùng một đầu mối:
Hãy cân nhắc khi tạo một email mới, khi bạn
email về một vấn đề đã được khởi đầu, hãy email cho đối tác bằng các «Reply» hoặc
«Reply to all» lại các thư trao đổi cũ. Nhờ vào việc này, các đối tác liên quan
có thể tham khảo, xem lại các thông tin cũ và bức tranh của cuộc trao đổi được
toàn diện hơn
Nếu bạn liên tiếp tạo các email mới, có thể bạn
sẽ tiết kiệm chút thời gian nhưng người nhận sẽ rất khó khăn để tìm lại những
thông tin cũ để xem quá trình làm việc của các bên đã đến đâu rồi. Nhất là với
một người bận rộn và có nhiều email thì việc này là hoàn toàn không dễ dàng và
thoải mái chút nào. Và một tâm trạng không thoải mái như vậy, chắc hẳn sẽ làm
giảm nhiệt tình hợp tác của họ
10. Tỏ ra Tôn Trọng và Tự Trọng:
Trước khi nhấn «Reply to all» thay vì «Reply»,
hãy cân nhắc.
Trước khi forward email của 1 người cho người
khác, hãy hỏi ý của tác giả email đó. Nếu nội dung email yêu cầu bạn làm 1 điều
mà bạn không thể, hoặc không đúng chức năng, bạn có thể forward cho người khác
theo chức năng của họ để yêu cầu, đề nghị được thực hiện.
Những trường hợp sử dụng email như sau là TUYỆT
ĐỐI CẤM KỴ tại Doanh Nghiệp:
• Forward email của người/nhóm này cho
người/nhóm khác với mục đích trêu trọc hay đùa bỡn.
• Sử dụng email công ty để làm việc riêng, tán dóc.
• Sử dụng email công ty để bàn luận chính trị, nói xấu chế độ.
• Phát tán nội dung đồi trụy, bất hợp pháp.
• Gửi những thông tin rất quan trọng và cơ mật.
Hy vọng 10 nguyên tắc sử dụng email trên
giúp bạn thoải mái, tự tin và thành công hơn trong công việc.
|